Einleitung

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die digital in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – dadurch kann sie automatisch von Computersystemen verarbeitet werden​. Anders als ein einfaches PDF oder Papierbeleg enthält eine E-Rechnung alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form (z.B. als XML-Datei). E-Rechnungen gewinnen stark an Relevanz, da sie ein Kernbestandteil der Digitalisierung im Rechnungswesen sind und inzwischen auch gesetzlich vorangetrieben werden. In Deutschland wird die E-Rechnung ab 1. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend eingeführt​, was ihre Bedeutung zusätzlich erhöht. Im Folgenden beleuchten wir, was E-Rechnungen ausmacht, welche gesetzlichen Vorgaben derzeit gelten und welche Vorteile sich für Unternehmen ergeben.

Gesetzliche Vorgaben

EU-Richtlinie und öffentliche Aufträge (B2G): Auf EU-Ebene wurde mit der Richtlinie 2014/55/EU der Grundstein für die E-Rechnung gelegt. Seit 2019 sind alle EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen (Business-to-Government, B2G) anzunehmen​. Deutschland setzte diese Vorgabe 2017 durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) um. Bereits seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, diese als E-Rechnungen übermitteln​. Öffentliche Auftraggeber dürfen also nur noch strukturierte elektronische Rechnungen akzeptieren, was klassische Papierrechnungen in diesem Bereich faktisch abgelöst hat.

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: Mit dem deutschen Wachstumschancengesetz wurde die Verpflichtung zur E-Rechnung nun auf den unternehmensübergreifenden Geschäftsverkehr ausgeweitet. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, dass inländische Unternehmen für steuerpflichtige B2B-Umsätze elektronische Rechnungen verwenden müssen​. Zunächst besteht die Pflicht darin, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen vorerst noch Papierrechnungen ausgestellt werden, und bis Ende 2027 können in Abstimmung mit dem Empfänger auch alternative elektronische Formate (z.B. EDI-Rechnungen) genutzt werden​. Ab 2028 soll dann der vollständige Umstieg erfolgt sein, sodass alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und versenden müssen​. Ausgenommen von der Pflicht sind nur wenige Bereiche, etwa Kleinunternehmer nach §19 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) und Fahrscheine​. Wichtig: Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Daten zählt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne​. PDFs oder eingescannte Belege werden als „sonstige Rechnung“ eingestuft, die ab 2028 im B2B-Verkehr nicht mehr zulässig sind​ Unternehmen müssen also auf echte elektronische Formate umstellen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (dies ist der Standard für die strukturierte Rechnungsstellung in der EU).

Formate und Standards: Die gesetzlichen Vorgaben verlangen ein strukturiertes Format, das den EU-Standards genügt. In der Praxis haben sich in Deutschland vor allem zwei Formate bewährt: XRechnung (ein XML-basiertes Standardformat für Behörden und Unternehmen) und ZUGFeRD (ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert). Beide erfüllen die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 für E-Rechnungen​. Unternehmen können auch andere strukturierte Formate nutzen – etwa branchenübliche EDI-Standards – sofern daraus alle gesetzlich geforderten Rechnungsdaten korrekt extrahiert werden können​. Entscheidend ist, dass das Rechnungsdokument maschinenlesbare Daten enthält. Die Nutzung solcher Standards stellt sicher, dass die E-Rechnung rechtlich anerkannt ist und von den Systemen der Empfänger automatisch verarbeitet werden kann.

Auf europäischer Ebene schreitet die Entwicklung ebenfalls voran: Einige Länder haben die elektronische Rechnungsstellung schon früher umfassend eingeführt – Italien etwa machte 2019 als erstes EU-Land E-Rechnungen im B2B-Bereich zur Pflicht​. Künftig plant die EU-Kommission im Rahmen des Programms „VAT in the Digital Age (ViDA)“ sogar eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf grenzüberschreitende B2B-Geschäfte inkl. eines Meldeverfahrens​. Unternehmen sollten sich also darauf einstellen, dass elektronische Rechnungen europaweit zum neuen Standard werden.

Zusammengefasst bieten E-Rechnungen einen echten Mehrwert: Die Abläufe werden schneller und schlanker, Kosten sinken und die elektronische Dokumentation ist sowohl aus unternehmerischer Sicht (Effizienz, Liquidität) als auch aus Sicht von Umwelt und Gesetzgebung vorteilhaft.

Umsetzung und Praxis

Angesichts der gesetzlichen Fristen sollten Unternehmen die Umstellung auf E-Rechnung zeitnah und planvoll angehen. Die Einführung betrifft sowohl technische Systeme als auch organisatorische Prozesse. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

• Rechtliche Anforderungen klären: Zunächst gilt es, sich mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut zu machen. Unternehmen sollten prüfen, ab wann sie verpflichtet sind E-Rechnungen zu empfangen bzw. zu versenden und welche Besonderheiten (z.B. Ausnahmen oder branchenspezifische Regelungen) gelten. Auch Themen wie Datenschutz und Aufbewahrungspflichten (10 Jahre Archivierung von Rechnungen) müssen berücksichtigt werden​
• Interne Prozesse analysieren: Im zweiten Schritt wird der Ist-Zustand unter die Lupe genommen. Wie laufen Rechnungsstellung und -eingang aktuell ab? Wo werden heute noch Papierrechnungen oder PDFs genutzt? Unternehmen sollten identifizieren, welche Anpassungen nötig sind, um auf E-Rechnungen umzustellen​. Wichtig ist, alle Abteilungen einzubeziehen, die am Rechnungsprozess beteiligt sind (Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, IT), denn die E-Rechnung ist kein reines IT-Thema, sondern betrifft Abläufe und Verantwortlichkeiten abteilungsübergreifend.
• Technische Voraussetzungen schaffen: Zentral für die Umsetzung ist eine geeignete Softwarelösung. Viele ERP- oder Buchhaltungssysteme bieten bereits E-Rechnungs-Module an, die Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen können. Falls nicht, kann die Anschaffung spezialisierter E-Rechnungssoftware oder die Anbindung eines Dienstleisters (z.B. eines Peppol-Access Points für den Datenaustausch) notwendig sein. Wichtig ist die Kompatibilität mit bestehenden Systemen, damit die elektronische Rechnung nahtlos in die Buchhaltungsabläufe integriert wird​. Unternehmen müssen sicherstellen, dass das gewählte Format den Anforderungen genügt – in Deutschland also in der Regel XRechnung oder ein gleichwertiges Format gemäß EN 16931​. Zudem sollte auch die Eingangsseite bedacht werden: Es reicht oft schon ein zentrales E-Mail-Postfach, das XML-Rechnungen empfangen und an das Buchhaltungssystem weiterleiten kann​. Für den elektronischen Rechnungseingang stellt die Finanzverwaltung kostenlose Tools bereit (z.B. Konverter, um strukturierte Daten visuell darzustellen)​
• Mitarbeiter schulen und Testphase: Die Belegschaft sollte frühzeitig über die Umstellung informiert und in neuen Prozessen geschult werden. Insbesondere das Buchhaltungs- und IT-Team muss wissen, wie E-Rechnungen geprüft, verarbeitet und archiviert werden. Es hat sich bewährt, eine Pilotphase durchzuführen – z.B. zunächst mit ausgewählten Lieferanten oder Kunden E-Rechnungen auszutauschen –, um eventuelle Probleme aufzudecken und zu beheben​. In dieser Testphase können Mitarbeiter praktische Erfahrung sammeln und Rückmeldungen geben.
• Rollout und Partnerkommunikation: Nach erfolgreichen Tests folgt die schrittweise vollständige Umstellung aller Rechnungsprozesse auf elektronisch. Unternehmen sollten all ihre Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) über die neuen Anforderungen informieren​. Gegebenenfalls sind Anpassungen in Verträgen oder Absprache über das Austauschformat nötig. Erfahrungsgemäß zieht die E-Rechnungspflicht eine breite Akzeptanz nach sich – wenn alle verpflichtet sind, steigt auch die Bereitschaft aller Beteiligten, auf das neue Verfahren zu wechseln.
• Kontinuierliche Überwachung und Compliance: Auch nach der Einführung ist das Projekt nicht “abgeschlossen”. Es empfiehlt sich, die neuen Prozesse regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Änderungen in der Gesetzgebung (etwa neue EU-Vorgaben) sollten beobachtet und umgesetzt werden. Zudem müssen die Compliance-Anforderungen laufend erfüllt bleiben, z.B. durch regelmäßige Kontrollen, ob alle Rechnungen korrekt elektronisch archiviert und alle Pflichtangaben vollständig sind​. Eine saubere Dokumentation der Umstellungsmaßnahmen hilft, gegenüber Prüfern die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

In der Praxis zeigt sich, dass eine erfolgreiche E-Rechnungs-Einführung sowohl technisches Know-how als auch Prozessverständnis erfordert. Unternehmen sollten das Projekt daher interdisziplinär angehen: Die IT muss die Schnittstellen und Formate bereitstellen, während die Buchhaltung die fachlichen Anforderungen (steuerliche Pflichtangaben, Prüfprozesse) definiert. Gemeinsam lässt sich ein Workflow gestalten, der den gesetzlichen Vorgaben entspricht und gleichzeitig effizienter ist als der alte papierbasierte Prozess.

Fazit

Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich vom Nice-to-have zur Pflicht – und zwar mit gutem Grund. E-Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse, sparen Kosten und sind zukunftssicher. Durch klare gesetzliche Vorgaben in Deutschland und der EU ist der Rahmen abgesteckt: In den kommenden Jahren werden Unternehmen schrittweise vollständig auf digitale Rechnungen umstellen müssen. Die gute Nachricht ist, dass dieser Wandel nicht nur Aufwand bedeutet, sondern mit erheblichen Vorteilen einhergeht: Schnellere Abläufe, weniger Fehler, bessere Datenbasis und mehr Transparenz. Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnung umsteigen, profitieren von diesen Effekten und sammeln wertvolle Erfahrung, bevor die Umstellung für alle verpflichtend wird.

Der Blick nach vorn zeigt, dass die E-Rechnung erst der Anfang einer umfassenderen Digitalisierung im Steuer- und Finanzwesen ist. EU-weite Initiativen wie das ViDA-Paket zielen darauf ab, den Echtzeit-Datenaustausch für Umsatzsteuerzwecke einzuführen und die E-Rechnung auch grenzüberschreitend zur Norm zu machen​. Die Zukunft der Rechnung ist digital: Unternehmen tun gut daran, die E-Rechnung nicht nur als Pflicht, sondern als Chance zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse zu begreifen. Mit dem richtigen Plan und geeigneter Technik wird die Einführung der E-Rechnung zum Erfolgsprojekt – hin zu mehr Effizienz, Compliance und Nachhaltigkeit in der Unternehmenspraxis.